スタッフブログ

電話代行サービスは秘書代行とも言われているほど
秘書的な要素が高いサービスです。
秘書に関わる本をよく読みますが
そのなかでも、「エグゼクティブ秘書が教える一流の仕事術」は非常にためになりました。
内容はリアリティーと緊張感があり
トラブル発生！さあどうする？といった感じで
寝る前に読むと頭が仕事モードになってしまうので
休みの日の日中に読むようにしたほどです。
内容のベースとしては「上司の仕事の生産性が最大化するため」を前提として
タスク処理していくことが大切なのだとかかれています。
まさに、そのとおりです。目からうろこです。
私たちの仕事は、お客様をサポートする仕事ですので
このことは常に頭に入れておかなくてはいけません。
実務的なサポートとは程遠いかもしれませんが
ハートフルでは、お客様へメールで応対内容をご報告する際
心がけていることがありますので
ここでご案内させていただきます。
 

件名である程度の判別がつくようにする。

件名をみるだけで、その内容の優先順位、対応方法等が考えられるように工夫しています。

• 件名で、ハートフルからの応対報告メールだと一目でわかる
• 件名で、誰からの電話かがわかる。
• 件名で、急ぎかどうかがわかる。
• 件名で、誰宛の電話だったのかがわかる。（複数社員様がいらっしゃる場合など）

本文は的確に、わかりやすく

• 相手の心情を的確に（謝意、怒気、焦り、恐縮）
• 不確かな情報は、ひらがなで、（社名、お名前など）
• どうしても聞き取りづらかった内容は、その部分が分かるように報告
• 用件はなるべく簡潔に

その他、業種やお客様のご要望により柔軟に対応しております。
今後も、もっと便利に効率よくご利用いただけるよう
サービス向上に努めたいと思います。
 
いつもありがとうございます。
本日もよろしくお願い致します。