スタッフブログ

ビジネスにおいて連絡手段は電話だけではなく
メール、携帯電話、ビジネスチャットという時代になり
膨大な情報をやりとりすることができるようになりました。

ですので、「電話」での連絡の内容は、実は緊急性が高かったり
メール等では伝わりづらいイレギュラー性が潜んでいることが多いのです。

「本日１１時からのお約束でしたが、少し予定が早まりました、３０分早いですが今から伺っても良いでしょうか？」

などは、通常の「外出しておりますので、折り返します」という対応も
少々不自然になります。
あと３０分後には、お約束があり、会社に戻ってくるのではないか
お客さまとの打ち合わせがあるため、転送に切り替えてこちらに着信があったのではないか

様々なことを考えながら、慎重に対応する必要があります。
この場合は、あえて「外出」という言葉を使わず
「離席中（席を外しております）」という言葉を使い
折り返し対応とします。

眼の前に展開する出来事を言われるがままに処理していると
何も考えずに対応してしまいます。
しかし、「電話秘書」というのは、こういった臨機応変な対応が必ず必要となります。
しかも、その判断は、メールなどですと、考える時間が多少ありますが
電話ですと、リアルの通話の中で瞬時に判断しなくてはいけません。

そういったイレギュラー対応に強くなること
逆境に強くなるためには、その仕事の本質を見極め、お客様を知り
自分自身の立ち位置を知ることが大切です。

日頃から、そういった「秘書的な資質」を育むべく、
勉強を続けていきたいと思っています！

ということで
ハートフルでは、現在秘書検定の取得を奨励し、スタッフは日々勉強中です！