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数年前、電話代行サービスをおすすめするために
ご案内のお電話を、周辺の事業所様へお電話したことがあります。

ぜひお役立ていただきたいという内容をお話すると
確かに不在にし電話に出れないことがあるので、不便なときがある
とおっしゃる方もいます。
しかし、すぐにサービスを利用しようとしない理由として
・専門的な用語を言われてしまうとわからないのではないか？
・急に知らないこと、わからないことを言われても対応できないのではないか？
と心配される方が多くいらっしゃいました。

いまでこそ、アウトソーシングをしていることは、それほど不自然なことではなく、表立って、電話代行サービスを利用していることを取引先様へ公表されている方もいらっしゃいますが、
やはり、まだまだ、心配で電話窓口をまかせることができない。。。と思う方もいらっしゃるのは当然のことだと思います。

しかし、わたしたちは、電話秘書のプロとして
常に、知らないことについての電話がかかってくることを想定して、お電話をお待ちしております。
もちろん、一般知識、予備知識は日々共有し、恥ずかしくないよう対応するのは当然ですが、
お客さまが、注文したこと、ご挨拶に伺ったこと、メールをお送りしたこと、お電話をしたこと、そのひとつずつを把握しているわけではないのですが、

知っていることが前提で電話をかけてくる方に対しても
角がたたず、自然で、感じの良い対応ができるようにすることが求められます。

わたしたちは、事務代行ではないので、請求書や見積書、メールの返信などを承ることはできませんが
ご伝言をお預かりしたり、気分を害さず、折り返しお電話をお待ちいただくように対応することが求められます。

そうするためには、やはり、一番は「感じの良い電話対応」が万能ではないかと思います。

実際の業務について、対応はできなくても、感じが良いのと悪いのでは雲泥の差があります。

「感じの良い電話対応」は、直接ご用件を満たすことができない
電話秘書であるわたしたちができる、一番大切なことなのです。