【電話応対品質】心のこもったハートフルな電話代行サービス
【貴社専用】貴社に合わせたカスタマイズが可能です
【秘書力】オペレーターは女性正社員（秘書検定２級保有）
ご利用いただけます
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よくあるご質問
お申し込み、ご契約、解約について
- 保有されているお電話番号から転送してサービスを利用する場合、申し込み時に必要な書類は？
保有されているお電話番号から転送してサービスを利用する場合
「個人事業主」
本人確認書類【A群】より1点「法人」
本人確認書類【A群】より1点＋法人登記事項証明書（６ヶ月以内のもの）≪本人確認書類【A群】≫
① 運転免許証（日本国内で発行のもの）
変更がある場合は裏面のコピーも必要です
② 各種健康保険証
「保険者番号」「記号」「番号」「QRコード」は、油性マジック等の復元できない方法で黒く塗りつぶし番号が見えないようにしてください
※お客様の「氏名」「発行主体」「交付年月日」の３点が確認できるもの
※カード型で裏面に住所欄がある場合は、裏面のコピーも必要です
※有効期限があるものは期限内であること③ パスポート（ただし、2020年2月3日（月）までに申請したもの）
有効期限、写真、氏名、現住所（所持人記入欄）のページが必要です
※「所持人記入欄」のないパスポート（2020年2月4日以降に申請されたパスポート）は受付不可
④ 在留カード・特別永住者証明書等
変更がある場合、裏面も必要です⑤ 住民票の写し
個人番号（マイナンバー）の記載がある場合は油性マジック等の復元できない方法で黒く塗りつぶし番号が見えないようにしてください※お客様の「氏名」「生年月日」「現住所」の３点が確認できるもの
※有効期限があるものは期限内であること（住民票の写しは発行から６ヵ月以内のもの）
- 電話番号や着信課金番号の貸出の場合、申し込み時に必要な書類は？
- 電話番号の貸出の本人確認は、法律の何条に基づいて行っているのか？
- ハートフルコールセンターでは、「犯罪による収益の移転防止に関する法律」第４条に基づき、電話番号の貸出、着信課金番号の貸出の際に、ご住所、お名前、生年月日が記載されている公的機関が発行した証明書類をご提示いただくほか、お取引を行う目的、ご職業又は事業内容等のご申告、実質的支配者の確認を行っております。
- 電話番号貸出や着信課金番号の簡易書留郵便を受け取れず、保管期限が過ぎてしまった。
- 到着後１週間以内に受け取りいただけることがサービスを提供する上で必要な条件となりますが、
お受け取りできない理由を確認させていただき、合理的な理由があると判断できる場合は、再送費用1,000円にて再送いたします。
なお、簡易書留郵便の３度目の再送、弊社側から保管期限の延長の申し出等はできません。予めご了承ください。
- 初期費用はかかりますか？
保有されているお電話番号から転送して電話代行や秘書代行サービスを利用する場合には手数料・登録料などは一切かかりません。オプションをご利用の場合は、別途費用が発生する場合がございますので弊社担当にお尋ねください。
- サービス開始までどのくらいかかりますか？
保有されているお電話番号をご利用の場合、「１営業日」でご利用開始できます。
ご利用開始までの流れとしては、必要書類を提出後、電話応対の内容や営業時間外ガイダンスのご利用イメージをヒヤリングさせていただきます。必要な内容をお客さま専用のCTIに登録後、お客さまに転送先の電話番号をお伝えしますので転送を開始してください。 転送開始後、ハートフルコールセンターへお知らせください。動作テストを行い、問題がないことを確認後、ご利用開始となります。
電話番号の貸出や着信課金の貸出の場合は、犯罪収益移転防止法に対応するため、簡易書留郵便のやり取りに2日から10日程度かかります。
- 解約する場合どうすればいいですか？
弊社指定の解約申請フォームの入力・送信をもって受付となります 。
解約したい月の分の請求書がお手元に届く前にメールまたはお電話にてお申し出ください。
解約申請フォームのURLをお知らせいたします。
- 支払い方法はどのようなものがありますか？
口座振替・クレジットカードをご利用いただけます。
月々のお支払いは、月末締めの前払いとなります。
・ご利用いただけるクレジットカードサービス
- 覚書や誓約書を提出してもらえますか？
- 個別契約に対応しておりません。予めご了承ください。
転送について
- 転送とは？
かかってきた電話をあらかじめ設定しておいた電話番号に転送するサービスです。ハートフルコールセンター対応のNTTボイスワープなどの「発信者番号通知」サービスとハートフルコールセンターの着信拒否サービス非対応のターミナルアタプタやビジネスフォン等の通信機器を利用した転送の二通りございます。ハートフルコールセンターでは「発信者番号通知」のご利用をお願いしております。
- 転送開始するにはどうすればいいのですか？
設定等も最後までサポートいたします。簡単な操作ですので、ご安心ください。
主な電話会社の転送サービスは以下になります。ご参考ください。
【NTT】：ボイスワープ（ひかり電話）
【NTT】：ボイスワープ（加入電話・アナログ）
【NTT】：ボイスワープ（ISDN・デジタル）
【ソフトバンク】：多機能転送サービス（おとくライン）
【KDDI】：着信転送サービス（光ダイレクト）
【J-COM】：着信転送（J:COM PHONEプラス）
【楽天コミュニケーションズ】：着信転送サービス（IP電話サービス）
- 転送をどのように利用すればいいですか？
主なご利用パターンとして、4パターンございます。
- お忙しい場合やご不在の場合に、転送をセットして電話代行へ転送
- 予め指定した時間にオペレーターが転送をセットして電話代行へ転送、指定時間外には転送停止
- 一定時間内に電話に出られなかった時のみ電話代行へ転送
- 不在時は、携帯へ転送しているが、運転中（無応答時）や電波が届かない時などに電話代行へ転送
- 転送のセットは契約回線のお電話機から操作可能です。
- ひかり回線であれば、PC、スマートフォンからでも転送セットができます。
- ご希望の時間帯にハートフルコールセンター側で切替操作を行うこともできます。（有料）
- どのような転送の機能がありますか？
便利にお使い頂ける3つの機能があります。
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無条件転送（NTT・ソフトバンク・KDDI・J-COM・楽天コミュニケーションズ）
「無条件転送」に設定していただければ「転送します」などのアナウンスは流れずそのまま呼出音が発信者に伝わります。
転送していることは、発信者にはわかりません。 -
無応答時（不応答）転送（NTT・ソフトバンク・楽天コミュニケーションズ））
設定された待ち時間（秒数）の間に電話に応答しない時に転送できます。※NTTひかり回線の場合はアナウンスなしでそのまま転送になります。
ISDN、アナログ回線をご利用の場合「この電話を転送します」というようなアナウンスが流れる場合があります。設定された待ち時間（秒数）の間に電話に応答しない時に転送できます。 -
話中時転送（NTT・ソフトバンク・KDDI・J-COM・楽天コミュニケーションズ）
ご利用中に他の相手から電話がかかってきた場合に、設定した電話番号に転送する機能です。
-
- 転送ではなくコールセンターの番号をかりて、電話応対してもらえますか？
固定電話番号の東京03や IP電話050、着信課金番号の0120、0800をご用意しております。
ハートフルコールセンターのオペレーターが電話対応することでご利用いただけます。
オペレーターを介さずに自動転送を行うことはできません。
ご希望の場合はお申込み時にお申し付けください。
※番号の貸出をご利用の場合は30日間無料トライアルはご利用いただけません。
- 050番号への転送ができません、サービスの利用はできますか？
利用可能です。050番号へ転送ができない場合は、03番号の転送先をお知らせいたしますので、ご相談ください。
- 無条件転送設定なのに事務所の電話が鳴った。
- 格安回線（固定、携帯回線）のプレフィックス番号を付加（オートプレフィックスのアプリを等を含む）で架電する場合は、キャリア側の転送サーバーに正しい情報が伝わらず転送先（ハートフルコールセンター）に届かないことがあります。
電話代行について
- 営業電話はコール数に数えますか？
- 以下の条件を満たす場合は、営業電話はコール数として数えません。
・着信時相手の方の番号が通知される
・入電報告は不要
※アプリでの番号取得やビジネスフォンからの転送の場合は通知番号がこちらに通知されない可能性があります。
事前にご確認いただくことをおすすめします。
- どのようにして営業電話だと判断するのか？
- 営業電話かどうかを判別するのは、意外とシンプルで
「ご用件をきちんとお聞きすること」です。
ただ、このご用件をお聞きしても、はっきりとお話いただけない場合や
ときに、虚偽の内容だったりもするので、その場合はご報告となる場合もございます。
また、商材や電話番号、会社名を検索して営業電話と判断する場合もございます。
- そちらに転送していることが相手にわかるのでしょうか？
無条件転送でしたら、かけてきた相手方には転送されていることはわかりません。無応答時転送をご利用の場合は、条件により「転送いたします」のガイダンスが流れる場合もございます。
- 出られる時はこちらで出るので、出られない時にだけ電話応対してもらえますか？
無応答転送をご利用いただければお客様のご希望にお応えできます。設定された待ち時間（秒数）の間に電話に応答しない時に転送できます。
※NTTひかり回線の場合はアナウンスなしでそのまま転送になります。ISDN、アナログ回線をご利用の場合「この電話を転送します」というようなアナウンスが流れる場合があります。
- 2ヵ所から転送しても1社分の料金でいいですか？
同一企業の同一名称の場合は問題ありません。代表者が同じでも謄本が異なる子会社、関連会社、グループ会社などの他の法人は別契約となります。なお、弊社に無断で登録のない会社の電話番号を転送する行為は利用約款の第１３条第２項の禁止行為となります。
- 土日祝日、夜間の電話応対はしてもらえますか？
オペレーターの対応は、平日午前9時から午後6時までになります。（土曜日、日曜日、祝日はお休みです）
休日や夜間の応対には、時間外ガイダンスがお勧めです。
ガイダンスをいれることにより、営業電話を除外し、必要な電話だけをお客様に転送することができます。
また、留守番電話を設定し、録音メッセージをすぐにメールでお知らせする機能もございます。
- 電話応対の連絡はメール以外でお願いできますか？
LINE，Slack，Chatwork、Googleチャット、Teams 、LINE WORKS、に対応しております。（無料）
- 海外出張です。メールで連絡をしてほしいと伝えてほしいです。
スケジュール簡単登録の専用画面から、日時を指定していただき、「折返しできない」「メール連絡可」を選択して送信してください。
- コールオーバーは、料金を払えば問題ないでしょうか？
- コールオーバーが発生する前提のご利用などの場合は契約継続を含めてご相談させていただきます。
- 認証の操作をしてもらえますか？
- 弊社では認証の操作等は、禁止事項となります。
電話秘書代行サービスやスケジュール簡単登録について
- 取次転送をしてほしくない日、時間がありますが、どうすればよいですか？
スケジュール簡単登録の専用画面から、日時を指定していただき、「取次転送しない」を選択し、送信してください。
- 急ぎの場合のみ、折返し対応としてほしいです。
スケジュール簡単登録の専用画面から、日時を指定していただき、「緊急時のみ折り返し可」を選択して送信してください。
- 来月の予定も先に登録できますか？
当日から1年間のご予定を登録することができます。
IVR・留守番電話・時間外ガイダンスについて
- IVRとは何の略称ですか？
Interactive Voice Responseです。
- 音声ファイルを電話応対の担当者の声で作成することはできますか？
担当者の声でお客様に満足いただけますよう作成いたします。
- IVRを使って地方の営業所の担当につなぐことはできるの？
おつなぎすることが可能です。
- 正月、GW、お盆でも多機能留守番電話は利用できますか？
スタンダードプランのお客様にご要望があればいつでも多機能転送や営業日のご案内のアナウンスを無料でご用意いたします。音声ファイルも作成いたしますのでお気軽にご依頼ください。
取次転送／応答後転送について
- 自動音声を取次してもらえますか？
- 自動音声の取次転送を行うことはできません。
- 電話をかけてきた方（発信者）が転送だとわかりますか？
転送先が携帯電話等の場合、周りの環境音で外にいるとわかる場合もございます。
メールやチャットツール報告について
- パソコンメールをメールの設定で拒否したら、ハートフルのメール報告がこない。
メールの設定からハートフルのメールアドレスを許可する設定にすれば問題ないとは思いますが、お手間をおかけしますので、スマートフォンをお持ちの方にはLINE、Slack、Chatwork等のアプリを使って報告することもできます。
- Slack で報告とは具体的にどのように報告されるのですか？
- チャン
ネルまたはダイレクトメッセージをひとつだけ選択していただき、そちらへご報告いたします。メンションを付けての報告も可能です。
- Chatworkで報告とは具体的にどのように報告されるのですか？
- こちらでお客さまのグループを作成し報告します。to設定も可能です。
- LINEで報告とは具体的にどのように報告されるのですか？
- トークルームまたはグループをひとつだけ選択していただき、そちらへ報告いたします。
- Microsoft Teams報告とは具体的にどのように報告されるのですか？
- Webhookでの通知となります。設定画面からURLを入力していただき連携が可能です。
※TeamsにはWebhook機能が使えないプランもございます。ご利用プランのご確認をお願いします。
- Google Chat報告とは具体的にどのように報告されるのですか？
- Webhookでの通知となります。設定画面からURLを入力していただき連携が可能です。
※Webhookは有料版のGoogle Workspaceでのみ有効な機能となります。
- LINE WORKSの連携について
- LINE WORKSとの連携が稀に解除されてしまうようです。このため、メッセージが届かなくなる場合がありますので、LINE WORKSご希望の方にはメール報告との併用かそのほかのチャットツールの併用をおすすめいたします。
着信拒否番号管理について
- どのような手順で着信拒否をしますか？
不在対応で一旦お客様にご報告いたします。 ご不要の場合は、お知らせください。架電してきた番号を着信拒否番号管理に登録させていただきます。なお、迷惑電話や弊社独自の判断により一部の電話番号は予め着信拒否しております。全ての番号を着信させる場合は、予めお申し付けください。
- 予め受けたくない番号を登録するには？
お気軽にハートフルに受けたくない番号をお知らせください。すぐに登録させていただきます。
- 受けたくない番号がありますが、着信拒否がわからないようにして欲しい。
ハートフルでは、ご登録いただいたお電話からの着信のみ「出ない！」ということもできます。
着信があっても、「呼び出し音がなり続けるだけ」となります。
こちらは20番号まで 月額2,000円（税別）でご登録可能となり
ご希望により、着信時のメール通知も可能です。